OBJECTIFS

  • Maîtriser la gestion de vos documents clés.

  • Mettre à disposition des utilisateurs des formulaires personnalisés.

  • Proposer un workflow de validation et de diffusion documentaire intégré.

  • Assurer la traçabilité et le suivi des documents en ligne.

BÉNÉFICES

  • Gain de temps dans la création des formulaires.

  • Simplicité de partage et de diffusion des documents.

  • Meilleure gestion du « versioning » des documents.

  • Archivage simplifié des documents.

  • Génération instantanée de statistiques issues des données saisies.

DESCRIPTION

Documenteo® est conçu pour être décliné dans différents processus métier. Orienté métier, paramétré pour être proposé en version « clé en main » ou adapté aux besoins spécifiques des clients en version « sur mesure », ce logiciel favorise une prise en main immédiate grâce à des interfaces et fonctionnalités aussi simples qu’intuitives.

Le logiciel propose de mettre en place une gestion électronique de documents (GED) permettant aux utilisateurs habilités d’accéder à l’ensemble des documents de l’entreprise mis à leur disposition (ex: procédures, documents, notes internes, fiches d’instruction, etc.). L’accès aux documents est limité par les droits définis pour chaque utilisateur.

Cet outil permet de transposer ces documents en formulaires électroniques personnalisés. Ces formulaires peuvent être paramétrés afin de répondre à des besoins spécifiques (audit interne, gestion des procédures qualité, déclaration des non-conformités, suivi des déchets, gestion des formations et des habilitations du personnel, suivi médical, etc.).

Un workflow de validation peut être défini pour chaque formulaire créé. Le paramétrage du cycle de validation passe par la définition des acteurs concernés par la mise à disposition des documents (rédacteur, valideur, approbateur). Des listes de diffusion peuvent également être définies pour chaque type de formulaire.

Le logiciel propose une diffusion automatique des documents approuvés. Chaque acteur reçoit des notifications les informant de la mise en ligne d’un nouveau document (pour application ou pour information). Les documents actifs sont stockés dans une bibliothèque partagée avec l’ensemble des utilisateurs habilités. Le logiciel permet une mise à jour des documents selon les indices de révision définis lors du paramétrage. Chaque révision fait l’objet d’un nouveau circuit de validation selon les règles préétablies.

Les données saisies peuvent être exploitées sous forme de tableaux de bord ou traduites sous forme de graphiques.

LES ATOUTS

  • Capacité à paramétrer ses propres formulaires.

  • Définition des cycles de validation des documents.

  • Notification des acteurs par messagerie.

  • Diffusion automatisée des documents approuvés.

  • Gestion des mises à jour des documents.

  • Générateur d’indicateurs et de tableaux de bord issus des formulaires.

PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS

  • Création de formulaires personnalisés et adaptés à toute typologie d’entreprises.
  • Workflow paramétrable et spécifique à chaque type de formulaire.
  • Définition pour chaque formulaire des acteurs intervenant dans le traitement d’un document (rédacteur, valideur, approbateur).
  • Définition des listes de diffusion (pour application ou pour information).
  • Paramétrage du mode de « versioning ».
  • Création des documents selon les droits définis et mise en œuvre du circuit de validation.
  • Validation des documents selon le workflow défini.
  • Notification des acteurs par messagerie.
  • Mise à disposition des documents actifs dans un espace partagé.
  • Révision des documents en cohérence avec le mode de « versioning » défini.
  • Archivage des documents.
  • Exploitation des données par la mise en place de tableaux de bord et de graphiques.
  • Alertes et suivi des indicateurs.
  • Extraction des données brutes saisies.

MODULES DISPONIBLES PAR MÉTIER

SOLUTIONS MÉTIER MODULES DISPONIBLES DESCRIPTION ET LIVRABLES PROPOSÉS
Responsabilité sociétale Formulaires « responsabilité sociétale » Rapport de gestion, etc.
Social Formulaires  « social » Évaluation des nouveaux arrivants, formulaire de demande
de congé ou absence, suivi annuel des formations, etc.
Santé & Sécurité au travail Formulaires « sécurité au travail » Plan de prévention, registre de sécurité, protocole de sécurité, etc.
Immobilier – Établissements recevant du public Formulaires « immobilier » Registre de sécurité, plan de maintenance, etc.
Performance énergétique Formulaires « performance énergétique » Relevés des compteurs (eau, gaz, électricité), enregistrement
des contrôles, etc.
Environnement Formulaires « environnement » Registre des déchets, consignes de sécurité,
consignes d’exploitation, résultats des mesures effluents, etc.
Sécurité industrielle Formulaires « Sécurité Industrielle » Processus, procédures et documents internes de l’entreprise,
registre de maintenance des machines, etc.
Sûreté Formulaires « Sûreté » Plan d’intervention (PPI), Plan d’Opération Interne (POI)
Informatique et Liberté – Cybersécurité Formulaires « sécurité informatique » Gestion du parc informatique, etc.
Sécurité alimentaire Formulaires « sécurité alimentaire » Registre de déviation, registre des actions correctives, etc.
Qualité Formulaires « qualité » Processus, procédures et documents internes de l’entreprise,
registre de maintenance des machines, etc.